Mon experience personelle

1. Présentation

Lors de mon stage dans cette agence de traduction, on m'a confié le poste de maintenance d'outils informatiques de traduction, qui consistait à ordonner et constituer des glossaires de traduction.
Ceci était mon travail principal au cours des quatre semaines passées dans l'entreprise mais comme nous n'étions que deux dans le bureau, j'ai également pu aider la directrice avec d'autres taches, telles que la facturation et l'organisation de l'archivage des clients.
Mes horaires étaient de 9h à 18h, du lundi au jeudi, et de 9h à 12h le vendredi, avec 2 heures de pause pour déjeuner. Le bureau se situait dans la maison même de la directrice et j'étais logée chez elle donc j'ai très vite développé de bons rapports avec elle, ce qui nous a permis de travailler efficacement ensemble.
J'avais à ma disposition un ordinateur personnel possédant l'accès Internet, des logiciels de traitement de texte, de tableur et un lien vers l'imprimante. En somme, mon travail ressemblait donc à celui d'une assistante pour un traducteur indépendant.

2. Objectifs à réaliser

3. Les glossaires de traduction

Dès mon arrivée dans l'entreprise, on m'a remis une liste de documents traduits en allemand et en français, à partir desquels je devais repérer le vocabulaire technique pour ensuite le classer par thèmes dans des glossaires.
Les documents étaient pour la plupart des textes très techniques qui traitaient de thèmes pouvant varier entre un manuel de construction ou de fonctionnement d'un appareil photo à une explication du mécanisme électronique d'un train. Parmi d'autres, les thèmes principaux que j'ai abordés étaient:

Je travaillais en tout sur trois documents: deux documents Word en double fenêtre avec un même texte en français et an allemand, puis un troisième document Word dans lequel j'établissais une liste de vocabulaire français-allemand. Je parcourais le texte allemand pour chercher l'équivalent de chaque mot de vocabulaire technique dans la partie traduite en français, puis je copiais le mot dans les deux langues dans la liste de vocabulaire.
Parfois, il arrivait que le texte allemand/français à partir duquel je travaillais était également traduit en anglais. Dans ce cas, ma liste de vocabulaire devenait trilingue et ma directrice l'envoyait à ses collègues anglais.
Une fois ma liste établie sur l'intégralité du texte allemand/français, je la transformais en un tableau à double entrée que j'intitulais ave le titre du thème.

J'enregistrais le tableau dans un premier dossier "Nouveaux Glossaires" et j'archivais le document allemand/français dans un autre dossier intitulé "Glossaires archivés"
J'ouvrais ensuite un document Excel, et à l'aide d'un "copier-coller", j'y insérais la liste de vocabulaire.
De temps en temps, au cours des multiples insertions, je devais reclasser mon tableau Excel par ordre alphabétique afin de vérifier qu'aucun mot n'apparaissait deux fois et que les traductions proposées par chaque mot restaient cohérentes.
Mon dernier travail était de transférer le tableau Excel dans un logiciel de traduction assistée par ordinateur appelé " DéjàVu " et d 'enregistrer définitivement la banque de données créée en matière de vocabulaire spécifique.
Grâce à ce logiciel, ma directrice pouvait effectuer des traductions de textes techniques beaucoup plus rapidement. Il lui suffisait de passer son texte à traduire dans le programme DéjàVu et celui-ci traduisait automatiquement tous les mots techniques à partir de ses glossaires. Son travail était donc réduit à simplement compléter des phrases à moitié traduites, afin d'assurer une cohérence de l'ensemble et de vérifier les traductions proposées par le programme DéjàVu. Sa tache était facilitée dans la mesure où elle pouvait se passer des recherches longues et fastidieuses dans les dictionnaires de vocabulaire technique.

Le glossaire permet ainsi de garder une totale homogénéité des termes utilisés lors de chaque traduction ; donc une qualité de traduction toujours meilleure. Ainsi, quel que soit le demandeur de la traduction, voire la filiale ou le pays d'origine les termes utilisés dans le document seront toujours les mêmes.
De plus, dans les domaines en évolution constante comme l'informatique, il est vital de connaître les termes techniques les plus récents.

Mon travail devait donc être réalisé dans la plus grande précision. Je ne pouvais me permettre la moindre erreur car une fois mes glossaires insérés dans DéjàVu, il était impossible de modifier quoi que ce soit. La moindre erreur de traduction ou de correspondance entre deux mots allemands/français pouvait entièrement changer la traduction d'un texte, ce qui aurait abouti à l'incohérence du document et l'insatisfaction du client. Je devais donc constamment rester concentrée et vérifier mon travail.

4 . Les services clients

sprach service offre parmi ses prestations diverses des services personnels de recherche et d'information sur la France pour des clients étrangers ne maîtrisant pas la langue française.
Un jour, un client allemand écrit pour demander des renseignements sur les différentes sortes de camions qui existaient en France car il souhaitait réaliser une étude de marché sur les camions européens.
Ma directrice m'a donc confié un travail de recherche pour répondre à la demande de ce client.
J'ai débuté ma recherche en naviguant sur Internet pour essayer de trouver une quelconque liste des camions circulant en France. Echouant dans cette première recherche, je suis allée visiter le site web de l'INSEE (Institut National des Statistiques et des Etudes Economiques) www.insec.fr afin de me procurer leur numéro de téléphone. Puis j'ai passé un coup de fil à l'Institut qui m'ont dirigé vers une autre adresse Internet. Suivant leurs indications, j'ai finalement trouvé un recensement de tous les camions immatriculés en France, classés selon leur taille, leur nature et leur fonction.
J'ai ainsi pu copier tous les renseignements dont j'avais besoin sur un document Word que j'ai ensuite transféré à Mme Arnauld des Lions. A son tour, ma directrice a traduit le document en allemand, et nous avons envoyé le tout au client accompagné de l'adresse Internet du site que nous avait indiqué l'INSEE. La facturation établie pour ce service était donc double, car elle comprenait non seulement un travail de recherche mais aussi un travail de traduction.

5. La facturation et l'archivage

a) Facturation:

Après un travail de traduction ou de service divers, on établit une facture à envoyer au client concerné. Au sein de sprach service, la facture sera différente selon le travail demandé et le type de contrat mais elle s'établit sur une facture modèle intitulée Auftrag/Lieferschein.

Auftrag/Lieferschein: (Commande et Livraison)
Dans le cas premier, le client est passé par une agence intermédiaire qui a ensuite fait appel à un traducteur indépendant pour effectuer le travail demandé. Dans ce cas, la facture sera établie par sprach service au nom de l'agence intermédiaire. Sur la base de cette première facture, l'agence pourra alors établir sa propre facture pour le client original.
Dans le deuxième cas de figure, la demande est déposée directement par le client auprès de sprach service. L'entreprise doit donc effectuer une facturation en interne. Cette facture sera délivrée directement au client par l'entreprise.

La Auftrag/Lieferschein comporte:

Si le texte traduit a subi des vérifications ultérieures à sa première traduction, doivent figurer sur la facture les noms/prénoms du deuxième et éventuellement troisième lecteur, ainsi que la dernière vérification qui sera réalisée par l'agence intermédiaire.
Sur cette facture figurent également des indications supplémentaires de la part du traducteur sur:

b) Archivage:

Après envoi de la facture, il est important de conserver une trace du travail que l'entreprise vient de réaliser, qui constituera une preuve écrite dans le cas d'éventuels soucis ou manquement de paiement par le client. Le traducteur remplit alors une fiche de renseignements comportant des détails sur la nature de la traduction, le client concerné, la méthode de travail utilisé ainsi que d'autres observations complémentaires. Intitulée " Internes Auftrags und Überwachsungsformular " (Formulaire de commande, de suivi et de surveillance interne), cette fiche comporte:

  1. Des renseignements généraux:
    • le nom du client (direct ou agence intermédiaire)
    • le titre du document
    • le contrôle de contrat
    • la date de livraison au client
    • la nature de la prestation.
  2. Des précisions sur la traduction même:
    • le numéro de contrat
    • la langue d'origine
    • la langue vers laquelle on traduit
    • le nom du traducteur
      (Si la traduction a été réalisée par un tiers, on indique la rémunération attribuée pour son travail)
    • le nombre de lignes standard
    • le prix du traducteur
    • le prix du client
    • le mode de paiement de la part du client
    • la face informatique du document à traduire: WinWord/Excel/Autre
    • le contrôle à la réception
    • le nombre de pages du document
    • vérification de l'intégralité du document
    • interruption éventuelle de la traduction pour telle ou telle raison
    • réception, livraison
  3. Des informations sur l'envoi du document au client
    • impression
    • disquette/CD
    • modem
    • fax
    • e-mail
    • la date d'envoi du document
    • l'ordre de la facture
    • la date de facturation
    • les charges supplémentaires (d'envoi/d'assermentation, téléphone)
    • l'archivage informatique: disque dur/disquette/cd/banque de données.

Cette fiche complète fournit donc toutes les informations nécessaires à un classement efficace de travail et à une bonne organisation de l'entreprise. Pendant les quatre semaines de stage passées à sprach service, j'ai donc rapidement appris à remplir de telles fiches de renseignements et de les classer ensuite dans les classeurs d'archives sur les étagères du bureau.

Pour arriver à compléter chaque fiche, je me servais principalement de la facture originale et des informations que me communiquait ma directrice sur l'archivage informatique de la traduction et les contrôles.
Après avoir bien maîtrisé ce système d'archivage, ma directrice me confiait également les factures à remplir et à délivrer aux clients. Là, une fois de plus, mon travail devait être réalisé avec la plus grande précision, car une simple erreur de calcul du prix total ou des nombres de lignes traduites pourrait engendrer une dis satisfaction du client et des plaintes éventuelles, ce qui ne se porterait pas en faveur de la réputation de l'entreprise.
Cette méthode complexe dont le but est d'assurer un revenu pour le traducteur et son entreprise est certes fastidieuse mais c'est justement cette précision qui permet l'efficacité et la réussite de l'entreprise.
 

Enrichissement Personnel

1. Compétences utilisées

Ce stage m'a surtout permis d'exploiter mes connaissances linguistiques et informatiques acquises au cours de mon expérience personnel et de mon cursus universitaire.

Cela m'a tout d'abord donné la possibilité de mettre en pratique mes langues étrangères (français, allemand et anglais). Même si mon travail ne touchait pas directement à la traduction pure de textes, mes compétences en allemand n'étant pas à la hauteur de pouvoir effectuer des traductions en temps limité, le travail de constitution de glossaires nécessitait une compréhension minimum de la langue et des connaissances sur la structure grammaticale des phrases afin de pouvoir repérer les équivalences bilingues.

Ensuite, ce stage m'a également permis de mettre en oeuvre mes connaissances de base en informatique. En effet, je n'aurais jamais pu accomplir ma mission principale sans une certaine maîtrise d'Excel et de la recherche sur Internet. J'ai donc pu appliquer les courses reçus lors de ma deuxième année de DEUG LEA à Université en ce qui concerne le monde du réseau de des programmes de traitement de texte Word et de tableaux Excel.

2. Apport de l'entreprise

Grâce à ce stage, j'ai également découvert le fonctionnement d'une entreprise avec ses objectifs, son développement ainsi que son organisation interne et externe. Du plus, je me suis rendu compte de l'ampleur des difficultés à gérer une entreprise indépendante. Sans organisation et persévérance personnelle, l'entreprise se retrouve très rapidement face à des problèmes financiers et une pénurie de clients. Mais grâce aux méthodes infaillibles de sprach service, j'ai pu voir comment il était tout à fait possible d'éviter une telle situation.

Du plus, mon projet personnel s'orientant vers le monde de la traduction et de l'interprétariat, ce stage était tout à fait approprié pour me conforter dans mes ambitions et de me permettre d'affiner mes choix d'orientations. Cela m'a permis de prendre conscience que la traduction demande une spécialisation particulière dans certains domaines pour pouvoir s'assurer un travail régulier et garantir la meilleure qualité de travail à ses clients. J'ai également réalisé à quel point la profession de traducteur était en pleine évolution. Même si le métier réside toujours dans le fait de transformer un texte d'une langue vers une autre, les moyens techniques et le vocabulaire changent de plus en plus vite et le traducteur doit s'y informer. La réussite de l'indépendant sera en fonction des ses performances en ce qui concerne les langues mais aussi de plus en plus sur leurs capacités d'adaptation.

J'ai ainsi compris la nécessité de me pencher d'avantage sur une spécialisation dans mes études de langues afin de préparer ma carrière professionnelle.

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